matchminutes erkennt automatisch jede Aufgabe, jeden Verantwortlichen und jede Deadline im Meeting — und verfolgt sie bis zur Erledigung. Nichts fällt mehr durchs Raster.
Nach jedem Meeting analysiert die KI das Transkript und erstellt eine strukturierte Liste aller Aufgaben. Das passiert im Hintergrund — kein zusätzlicher Schritt nötig.
Klicke auf eine Aufgabe, um Verantwortliche/n oder Frist zu ändern. Neue Aufgaben können manuell hinzugefügt werden — die KI ist ein Vorschlag, du hast das letzte Wort.
4
Automatische Erinnerungen
matchminutes sendet E-Mails direkt an die Verantwortlichen:
3 Tage vor Fälligkeit — erste Erinnerung mit Aufgabenbeschreibung
Am Fälligkeitstag — nochmalige Erinnerung, falls noch offen
Erinnerungen lassen sich pro Aufgabe oder global abschalten: Dashboard → Einstellungen → Benachrichtigungen.
5
One-Click-Status-Update
In jeder Erinnerungsmail gibt es einen direkten Link zur Aufgabe. Klick auf „Als erledigt markieren" — fertig, keine Anmeldung im Dashboard nötig.
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Tipp: Action Items werden auch im Protokoll-PDF aufgeführt — als eigener Abschnitt am Ende, mit Namen, Frist und Checkbox. Ideal für Sitzungsberichte, die per E-Mail verteilt werden.
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Präsenzmeeting protokollieren
Für Meetings, bei denen alle im selben Raum sind.
💡
Was du brauchst: Ein Gerät mit Mikrofon (Laptop, Smartphone, Tablet) und einen matchminutes.ai Account. Optional: externes Konferenzmikrofon für große Räume.
Vorbereitung
1
Meeting anlegen
Gehe zu matchminutes.ai/start und wähle „Präsenzmeeting aufnehmen". Gib Titel, Datum und Meeting-Typ ein (Vorstandssitzung, Teammeeting, Vereinssitzung, …).
2
Teilnehmende anlegen
Füge alle Teilnehmenden mit Name und Rolle hinzu. Die Liste erscheint automatisch im Protokoll-Header und ist Basis für die Sprecherzuweisung.
3
Vorlage wählen
Wähle eine Standard-Vorlage oder eine eigene Vorlage (ab Pro). Die Vorlage bestimmt das Format des fertigen .docx. → Zur Vorlagen-Anleitung
4
Tagesordnungspunkte eingeben (optional)
Trage TOPs vorab ein. Die KI ordnet Beiträge automatisch den passenden TOPs zu.
Stimmprofile einrichten (empfohlen)
🎙️
Stimmprofile ermöglichen automatische Sprechererkennung. Ohne Profil erscheinen Sprecher als „Sprecher 1", „Sprecher 2" usw. → Zur Stimmprofil-Anleitung
Aufnahme
5
Aufnahme starten
Klicke auf „Aufnahme starten". Browser fragt einmalig nach Mikrofon-Berechtigung. Ein rotes Symbol zeigt die aktive Aufnahme.
6
Während des Meetings
Aufnahme jederzeit pausieren — z.B. für vertrauliche Abschnitte
Mit Klick fortsetzen
Notizen per Eingabefeld mitschreiben — sie fließen ins Protokoll ein
Automatische Sprechererkennung, wenn Stimmprofile vorhanden
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Aufnahme beenden
Klicke auf „Aufnahme stoppen". Die KI verarbeitet die Aufnahme (ca. 1–3 Minuten). Das fertige Protokoll erscheint automatisch im Dashboard.
Protokoll bearbeiten & weitersenden
8
Protokoll prüfen
Im Dashboard: vollständiges Protokoll mit Teilnehmerliste, TOPs, Beschlüssen, Wortbeiträgen je Sprecher und erkannten Action Items. Direkt im Browser bearbeitbar.
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Herunterladen & verteilen
Als .docx herunterladen — Word-kompatibel, keine Nachbearbeitung nötig
Per E-Mail versenden — an alle Teilnehmenden auf Knopfdruck
Integrationen — automatisch in Slack, Google Drive, OneDrive, etc.
Microsoft Stack
Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive und Power Automate — vollständig integriert.
Outlook
Teams
SharePoint
OneDrive
Power Automate
Microsoft Outlook
Protokolle automatisch per E-Mail versenden
Nach jedem Meeting versendet matchminutes das fertige Protokoll automatisch per E-Mail an alle Teilnehmenden — direkt über deinen Microsoft-Account (Outlook / Exchange / Microsoft 365).
1
Microsoft-Konto verbinden
Dashboard → Integrationen → Microsoft Outlook → „Verbinden". Du wirst zu Microsoft weitergeleitet und autorisierst matchminutes für den E-Mail-Versand. Einmalig nötig.
2
Absenderadresse wählen
Wähle die Absenderadresse (dein persönliches Postfach oder ein Team-Postfach, z.B. protokolle@deinverein.de). Alle Protokollmails werden von dieser Adresse gesendet.
3
E-Mail-Versand ab jetzt automatisch
Nach jedem Meeting sendet matchminutes das Protokoll als .docx-Anhang an alle Teilnehmenden. Kein manuelles Weiterleiten mehr nötig.
📬
Teilnehmer-E-Mails: Die Empfängerliste wird automatisch aus der Teilnehmerliste des Meetings befüllt. Beim Präsenzmeeting gibst du die Adressen beim Anlegen ein; bei Teams-Meetings werden sie direkt aus dem Meeting-Kalender bezogen.
Microsoft Teams
Meeting-Bot tritt bei und erstellt das Protokoll
ℹ️
matchminutes tritt als Teilnehmer „matchminutes" dem Teams-Meeting bei. Alle anderen sehen ihn in der Teilnehmerliste. Er nimmt auf, schreibt mit und verlässt das Meeting automatisch.
Titel, Vorlage und Tagesordnungspunkte lassen sich vorab eintragen — die KI strukturiert das Protokoll damit.
3
Bot einladen
Klicke auf „Bot einladen". Der Bot tritt innerhalb von 30 Sekunden als „matchminutes" bei.
4
DSGVO-Hinweis im Chat
matchminutes schreibt automatisch in den Meeting-Chat: „Dieses Meeting wird von matchminutes protokolliert." — so sind alle Teilnehmenden gemäß DSGVO Art. 13 informiert.
5
Protokoll nach dem Meeting
Beende das Teams-Meeting wie gewohnt. Der Bot verlässt es automatisch. Das Protokoll erscheint nach ca. 2–5 Minuten im Dashboard — inklusive Teilnehmernamen direkt aus Teams.
Microsoft SharePoint
Protokolle direkt in SharePoint ablegen
Protokolle werden automatisch als .docx in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek abgelegt — sofort zugänglich für das gesamte Team, ohne manuelle Uploads.
1
SharePoint-Verbindung einrichten
Dashboard → Integrationen → Microsoft SharePoint → „Verbinden". Microsoft-Account autorisieren (OAuth, kein IT-Administrator nötig für persönliche Sites).
2
Ziel-Bibliothek auswählen
Wähle die SharePoint-Site und die Dokumentenbibliothek, in der Protokolle gespeichert werden sollen (z.B. „Protokolle 2026").
3
Automatisches Ablegen
Ab sofort landet jedes neue Protokoll automatisch in SharePoint — mit Dateiname nach Muster Datum_Titel.docx. Keine manuelle Aktion nötig.
💡
Versionierung: SharePoint verwaltet automatisch Versionen der Protokolldatei, falls sie nachträglich bearbeitet wird.
Wähle einen bestehenden Ordner in OneDrive (z.B. „Protokolle / 2026") oder lege einen neuen an. matchminutes speichert alle Protokolle automatisch dort.
3
Automatisches Speichern
Jedes neue Protokoll wird nach dem Meeting sofort als .docx in OneDrive abgelegt. Von dort lässt es sich direkt in Word öffnen, bearbeiten und teilen.
Microsoft Power Automate
Protokolle als Trigger für eigene Workflows nutzen
matchminutes kann jeden neuen Protokolleintrag als Trigger an einen Power-Automate-Flow weitergeben — für Benachrichtigungen, Task-Erstellung, Archivierung oder beliebige andere Prozesse in deiner Microsoft-Umgebung.
1
Webhook-URL in Power Automate erstellen
In Power Automate: Neuen Flow erstellen → Trigger „Beim Empfang einer HTTP-Anforderung". Die angezeigte URL kopieren.
Ein neues Meeting abschließen. matchminutes sendet automatisch die Protokolldaten (Titel, Datum, Teilnehmende, Action Items, Download-Link) an Power Automate — der Flow wird ausgelöst.
💡
Typische Use Cases: Planner-Task für jedes Action Item anlegen, Teams-Nachricht an einen Channel senden, Eintrag in SharePoint-Liste erstellen, Genehmigungsworkflow starten.
Google Stack
Google Meet, Google Drive und Google Kalender — nahtlos integriert.
Google Meet
Google Drive
Google Kalender
Google Meet
Meeting-Bot tritt bei und erstellt das Protokoll
ℹ️
matchminutes tritt als Teilnehmer „matchminutes" dem Google-Meet-Meeting bei. Alle anderen sehen ihn in der Teilnehmerliste. Er nimmt auf, schreibt mit und verlässt das Meeting automatisch.
1
Meeting starten
Gehe zu matchminutes.ai/start → „Online-Meeting". Meet-Link einfügen (z.B. meet.google.com/abc-defg-hij).
2
Vorlage & TOPs (optional)
Titel, Vorlage und Tagesordnungspunkte vorab eintragen — die KI strukturiert das Protokoll damit.
3
Bot einladen
Klicke auf „Bot einladen". Der Bot tritt innerhalb von 30 Sekunden als „matchminutes" in Google Meet bei.
4
DSGVO-Hinweis im Chat
matchminutes schreibt automatisch in den Meet-Chat: „Dieses Meeting wird von matchminutes protokolliert."
5
Protokoll nach dem Meeting
Beende das Meet-Meeting wie gewohnt. Das Protokoll erscheint nach ca. 2–5 Minuten im Dashboard — mit Teilnehmernamen direkt aus Google Meet.
Google Drive
Protokolle landen automatisch in deiner Drive
matchminutes lädt jedes fertige Protokoll automatisch als .docx direkt in deinen Google Drive — kein manuelles Herunterladen, kein Hochladen. Du öffnest Drive und das Dokument ist bereits da.
1
Google Drive verbinden
Dashboard → Integrationen → Google Drive → „Verbinden". Du wirst zu Google weitergeleitet und autorisierst matchminutes. Einmalig nötig.
2
Zielordner auswählen (optional)
Nach der Verbindung kannst du einen bestehenden Ordner in Google Drive auswählen (z.B. „Protokolle 2026"). Ohne Auswahl landen Protokolle im Drive-Root.
3
Automatisches Hochladen
Ab sofort wird jedes neue Protokoll automatisch nach dem Meeting in Drive abgelegt — mit dem Dateinamen Datum_Titel.docx.
🔒
Berechtigung: matchminutes erhält nur Zugriff auf Dateien, die es selbst hochlädt (Scope: drive.file). Alle anderen Dateien in deinem Drive bleiben unberührt.
Google KalenderDemnächst
Meetings aus dem Kalender direkt protokollieren
Die Google-Kalender-Integration erkennt bevorstehende Meetings automatisch und schlägt vor, den matchminutes-Bot einzuladen — ohne manuellen Meeting-Link-Eintrag.
Diese Integration ist in Entwicklung
Bis zum Launch kannst du Google-Meet-Meetings über matchminutes.ai/start mit manuellem Meet-Link starten — oder via Make.com einen Kalender-Trigger einrichten.
💡
Workaround via Make.com: Make.com → Trigger „Google Calendar — Watch Events" → HTTP-Modul → matchminutes Webhook. So kannst du heute schon aus Kalendereinladungen automatisch Protokolle anstoßen. → Zur Integrationen-Anleitung
Browser Extension
Jedes Browser-Meeting aufnehmen — kein Bot, kein Einladungslink nötig.
Was macht die Browser Extension?
Die matchminutes Browser Extension nimmt den Audio-Stream direkt aus dem Browser-Tab auf — ohne Bot, ohne Einladung, unsichtbar für alle anderen Teilnehmenden. Sie funktioniert mit Zoom im Browser, Microsoft Teams Web, Google Meet, Webex und allen anderen browserbasierten Konferenztools. Kompatibel mit Chrome, Edge, Brave, Arc, Opera und allen anderen Chromium-basierten Browsern.
Installation
1
Extension installieren
Chrome, Brave, Arc, Opera: Chrome Web Store → matchminutes Extension → „Zu Chrome hinzufügen". Microsoft Edge: Edge Add-ons Store → matchminutes Extension → „Erhalten". Das matchminutes-Icon erscheint in der Browser-Symbolleiste.
Meeting wie gewohnt öffnen (teams.microsoft.com, meet.google.com, zoom.us/wc, …). Die Extension erkennt aktive Konferenz-Tabs automatisch.
4
Aufnahme starten
Extension-Icon → „Aufnahme starten". Icon wechselt auf rot. Andere Teilnehmende sehen und hören davon nichts.
5
Während der Aufnahme
Extension-Icon klicken um pausieren oder stoppen
Tab wechseln möglich — Aufnahme läuft im Hintergrund weiter
Titel, Vorlage, TOPs im Extension-Popup setzbar
6
Protokoll abrufen
Nach dem Stopp verarbeitet matchminutes das Audio (ca. 1–3 Minuten). Das fertige Protokoll erscheint im Dashboard.
🔒
Datenschutz: Audio verlässt den Browser erst nach „Aufnahme stoppen". Verarbeitung ausschließlich auf EU-Servern (Frankfurt). Kein Dritter außer matchminutes hat Zugriff.
💡
Tipp: Die Extension ist ideal für spontane Meetings ohne vorab bekannten Einladungslink — während der Bot für automatisches Aufnehmen ohne manuellen Start geeignet ist.
🎙️
Stimmprofil & Sprechererkennung
Einmal angelegt — für immer erkannt.
💡
Stimmprofile ermöglichen automatische Sprechererkennung bei Präsenzmeetings. Bei Online-Meetings via Bot werden Namen direkt aus dem Meeting bezogen — Stimmprofile sind dort optional, aber hilfreich bei wechselnden Teilnehmenden.
Stimmprofil anlegen
1
Profilseite öffnen
Dashboard → Stimmprofile → „Neues Profil". Name der Person eingeben (z.B. „Dr. Maria Müller").
2
Sprachprobe aufnehmen
„Aufnahme starten" klicken. Person spricht ca. 30–60 Sekunden in normaler Sprechgeschwindigkeit — beliebiger Text, am besten meeting-typische Sätze.
3
Profil speichern
„Speichern" klicken. Das Profil ist sofort aktiv und wird in allen zukünftigen Meetings automatisch erkannt.
⚠️
Für beste Ergebnisse: Aufnahme in ruhiger Umgebung. Mindestens 5 aktive Stimmprofile sorgen für deutlich bessere Erkennungsrate.
Manuelle Sprecherzuweisung (ohne Stimmprofile)
Falls keine Stimmprofile vorhanden: Im fertigen Protokoll unter „Sprecher bearbeiten" können „Sprecher 1", „Sprecher 2" usw. manuell mit echten Namen verknüpft werden. Aus dieser Zuweisung lässt sich direkt ein neues Stimmprofil erstellen.
🔗
Integrationen einrichten
Das Protokoll landet automatisch dort, wo dein Team ohnehin arbeitet.
💬 Slack
1.Dashboard → Integrationen → Slack → „Verbinden“
2.Slack-Account autorisieren (OAuth, kein API-Key nötig)
3.Ziel-Channel auswählen (z.B. #protokolle)
4.Speichern → ab jetzt landet jedes neue Protokoll automatisch im Channel
Kopfzeile (Logo, Vereinsname, Datum), Abschnitte (welche TOPs immer vorhanden sind), Fußzeile (Unterschriften-Zeilen, Verteiler). Jede Vorlage kann wiederkehrende TOPs enthalten.
3
Logo hochladen
Eigenes Logo (PNG/SVG) hochladen — erscheint in der Kopfzeile jedes .docx aus dieser Vorlage.
4
Vorlage aktivieren
„Speichern" → Vorlage steht sofort bei jedem neuen Meeting zur Auswahl.
💡
Tipp: Eigene Vorlagen lassen sich pro Meeting-Typ hinterlegen — z.B. eine für Vorstandssitzungen, eine für Teamweeklys. matchminutes schlägt automatisch die passende Vorlage vor, wenn du einen Titel eingibst.
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