Rechtliches
Datenschutzerklärung
Stand: Juli 2026
1.Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
AI Sports Boutique GmbH i.G.
Geschäftsführer: Carsten Stiller
Hohenlohestr. 40, 90491 Nürnberg
E-Mail: info@ai-sports.io
Website: https://matchminutes.ai
2.Überblick der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
matchminutes.ai verarbeitet Meeting-Audiodaten ausschließlich auf Servern in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Nürnberg). Mit allen eingesetzten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
3.Nutzung unserer Website (matchminutes.ai)
3.1 Technisch notwendige Daten
Beim Besuch unserer Website werden automatisch folgende Daten erhoben:
- IP-Adresse (anonymisiert)
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Aufgerufene URL
- Browser-Typ und Betriebssystem
- Referrer-URL (vorher besuchte Seite)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Systemsicherheit). Speicherdauer: 30 Tage.
3.2 Cookies
Wir setzen technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (z.B. Session-Verwaltung, Login-Status). Optionale Analyse- oder Marketing-Cookies werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch notwendig) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (optionale Cookies nach Einwilligung).
Ihre Cookie-Einstellungen können Sie jederzeit über den Link „Cookies verwalten" im Footer dieser Website anpassen.
4.Automatische Meeting-Protokolle (Kernprodukt)
Einwilligungspflicht
Vor jeder Aufnahme werden alle Meeting-Teilnehmer durch den Meeting-Bot informiert (Hinweis: „Dieses Meeting wird mit matchminutes.ai aufgezeichnet und transkribiert"). Ohne Einwilligung aller Anwesenden findet keine Aufnahme statt.
4.1 Verarbeitete Daten
- Audioaufnahme des Meetings (Stimmen aller einwilligenden Teilnehmer)
- Automatisches Transkript des Meetings
- Datum, Uhrzeit und Dauer der Sitzung
- Namen der Teilnehmer (soweit im Gespräch erwähnt oder im Kalender-Einladung vorhanden)
- Inhalt der Besprechung (Tagesordnungspunkte, Beschlüsse, Action Items)
4.2 Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter)
Hetzner Online GmbH
KI-Infrastruktur (EU-basiert)
Recall.ai
Speicherdauer: Audioaufnahmen und Rohtransskripte werden nach der Protokollerstellung (spätestens nach 7 Tagen) automatisch gelöscht. Das fertige .docx-Protokoll verbleibt bis zur aktiven Löschung durch den Nutzer in dessen Account.
5.Datentransfer in Drittländer (USA)
Ein Dienstleister (Recall.ai) hat seinen Sitz in den USA. Für diese Datenübertragungen bestehen folgende Schutzmechanismen:
- EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO
Die eigentliche Audio- und Transkriptionsverarbeitung findet ausschließlich auf EU-Servern (Hetzner, Deutschland) statt. Recall.ai verarbeitet ausschließlich Meeting-Metadaten für die Bot-Verbindung.
Eine vollständige Liste unserer Subprozessoren stellen wir auf Anfrage zur Verfügung. Kontakt: info@ai-sports.io
6.Deine Rechte als betroffene Person
Du hast gemäß DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Du kannst jederzeit Auskunft über deine gespeicherten Daten verlangen
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Unrichtige Daten werden auf deinen Wunsch korrigiert
- Löschung (Art. 17 DSGVO) – „Recht auf Vergessenwerden" unter den gesetzlichen Voraussetzungen
- Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Bedingungen
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Übertragung deiner Daten in einem gängigen Format
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Insbesondere gegen Verarbeitungen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an: info@ai-sports.io
6.1 Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde für Bayern ist:
7.Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (Meeting-Aufnahmen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragsdurchführung (Nutzerkonto, Protokollerstellung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung (gesetzliche Aufbewahrungsfristen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse (IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz)
8.Speicherfristen im Überblick
| Datenkategorie | Speicherdauer |
|---|---|
| Server-Logdateien | 30 Tage |
| Audioaufnahmen | Max. 7 Tage nach Protokollerstellung |
| Rohtransskripte | Max. 7 Tage nach Protokollerstellung |
| Fertige .docx-Protokolle | Bis zur aktiven Löschung durch den Nutzer |
| Nutzerkonto-Daten | Bis zur Konto-Löschung + 30 Tage |
| Rechnungsdaten | 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht) |
9.Aktualisierung dieser Erklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Dienstleistungen oder der rechtlichen Anforderungen anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter matchminutes.ai/datenschutz abrufbar.
Stand: Juli 2026 | AI Sports Boutique GmbH i.G., Carsten Stiller